Millaisissa tilanteissa it-palveluiden ulkoistaminen kannattaa? Yrityksen palveluiden osalta ulkoistaminen on kannattavaa, kun yrityksen sisäisiä kustannuksia halutaan alentaa. Esimerkkitilanteessa yritys hakee verkottumista, tai suuremman kokoluokan etuja tuotannon määrän ja laadun lisäämisessä. Tässä tapauksessa yrityksen oma henkilökunta, tai laitteisto ei välttämättä riitä, vaan turvaudutaan ulkopuolisen yrityksen tuotantoon. Hankalien toimintojen välttäminen, esimerkiksi tietyt oikeudelliset vastuut, mihin yritykseltä ei löydy tiloja, laitteistoa tai osaamista oman toimintansa piiristä.Tehostetumpi osaaminen vähentää riskejä

Viimeisen vuosikymmenen aikana yrityksien ulkoistamista on tapahtunut paljon myös riskinhallinnan nimissä, tai kun erityisosaamista halutaan pienentää oman henkilöstön piirissä. Tällaiset toimenpiteet ovat usein paheksuttuja, mutta joskus tarpeellisia. Joskus pienen ja ehkä homogeenisemmän joukon ylläpitäminen voi olla yrityksen kannalta tärkeämpää, kuin pitkän tuotantolinjan omistaminen saman katon alla.

It-palveluiden ulkoistamisessa etenkin on usein kyse organisoinnin tehokkuuden lisäämisestä, sekä yrityksen oman ydinosaamisen korostamisesta. Nämä asiat yhdessä toimivat joskus edellytyksinä joustavammalle ja toimivammalle organisaatiolle, etenkin jos it-palvelut rasittavat yrityksen toimintaa huomattavissa määrin.

Milloin it-palveluiden ulkoistaminen ei kannata?

Ulkoistaminen ei kannata tilanteissa, missä mikään edellämainituista kriteereistä ei täyty. Jos it-palvelut ovat yrityksen ydintoimintaa, niin silloin ulkoistamisella korvattaisiin koko yrityksen ulkoistaminen, joka edellyttäisi koko toimialan vaihtoa, sekä henkilökunnan irtisanomista suurimmilta osin. Tällaista toimintaa tiedetään tapahtuvan, mutta se on yrityksen itsensä kannalta erityisen suuri riski, ja usein viestiikin jo pidemmälle johtaneista talousvaikeuksista.

Ydinosaamisesta luopuminen ei useimmissa tapauksissa ole yrityksen kannalta kannattavaa toimintaa, sillä irtisanomisista kantautuva huomio mediassa ja valtion piirissä voi johtaa yrityksen imagon kärsimiseen, joka voi heikentää yrityksen leimaa muiden yritysten sekä kuluttajien piirissä.

Toinen usein kannattamaton idea on yrityksen palveluiden ulkoistaminen, jos palveluiden toimintaan liittyy erityiset turvallisuusdirektiivit. Tällöin ulkoistaminen voi heikentää turvallisuutta entisestään, ja tehdä yrityksen toiminnasta vahingollista yritykselle itselleen, sekä tuoda mukanaan oikeusvastuullisia toimenpiteitä.

Normaalisti yrityksen omalla henkilökunnalla tulisi olla paras käsitys sen tarjoamista it-palveluista ja niiden toiminnallisuudesta. Tämä tarkoittaa siis sitä, että ulkoistamiseen liittyy aina riski siitä ettei ulkoistettavat palvelut vastaa enää yrityksen laatua tai tavoitteita.